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Informativa Whistleblowing

Informativa sul trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano illeciti (“Whistleblowing”)

Con il presente documento SGM S.p.A., quale Titolare del trattamento, intende fornire un’adeguata informativa in merito al trattamento di dati personali delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative, nazionali o dell’Unione Europea, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo, poste in essere nell’ambito del sistema aziendale di segnalazione e gestione di tali violazioni, implementato nel rispetto della normativa applicabile in materia di whistleblowing, in particolare del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (c.d. Decreto Whistleblowing) di recepimento della Direttiva UE 23 ottobre 2019, n. 1937 e delle prescrizioni di cui alle Linee Guida ed altri atti di indirizzo adottati dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (A.N.A.C.) in materia.

Le segnalazioni saranno gestite secondo quanto previsto dalla “Procedura Segnalazioni Whistleblowing” adottata da SGM e resa disponibile nell’apposita sezione dedicata al whistleblowing del sito web aziendale (di seguito la “Procedura Whistleblowing”), che Vi invitiamo a leggere con attenzione.

 

Chi tratta i tuoi dati personali

Società Gestione Multipla S.p.A. (“SGM”), Strada Provinciale Lecce - Vernole, Km. 1,5 - 73100 Lecce, Tel. 0832 340898, P.I. 03500970755., è il Titolare del trattamento.

Il Responsabile della Protezione dei Dati è contattabile ai seguenti recapiti: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

I dati personali forniti verranno trattati attraverso supporti cartacei, informatici e/o telematici, in conformità ai requisiti di sicurezza richiesti dalle normative.

 

Per quale motivo trattiamo i dati (finalità del trattamento e base giuridica)

SGM, ai sensi del Reg. Ue 679/16, tratterà i dati personali attraverso i canali di comunicazione predisposti, con modalità informatiche e/o cartacee, per gestire la segnalazione in essa contenuta, finalizzata a prevenire i fenomeni corruttivi e altre attività criminose. La base giuridica risiede nell’adempimento a obblighi di legge (legge 190/2012, Legge 30 novembre 2017, n. 179, Art. 54-bis del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, rubricato “Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti”, D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023) e nel perseguimento di motivi di interesse pubblico rilevante.

Le informazioni personali raccolte saranno trattate al fine di assicurare:

1) la corretta e completa gestione del procedimento di whistleblowing in conformità alla vigente normativa in materia;

2) le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti;

3) la tutela in giudizio di un diritto del Titolare del trattamento;

4) la risposta ad una richiesta dell’Autorità giudiziaria o Autorità alla stessa assimilata.

Al fine di attivare un eventuale procedimento disciplinare contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante potrà essere rivelata solo dietro consenso di quest’ultimo. Per tale motivo, SGM stabilisce in apposito regolamento interno le modalità con cui il RPCT trasmette all’ufficio di disciplina la segnalazione e acquisisce il consenso del segnalante a rivelare la sua identità. Il consenso sarà facoltativo e potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento secondo le modalità che saranno indicate in sede di richiesta (con l’avvertenza che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca).

 

Categorie di interessati, di dati personali oggetto di trattamento e fonte dei dati

Nell’ambito del procedimento di acquisizione e gestione delle segnalazioni, ai sensi del Decreto Whistleblowing, SGM tratterà dati personali del soggetto segnalante, del soggetto segnalato e di altre categorie di interessati, quali persone coinvolte e/o collegate al processo di segnalazione e/o ai fatti oggetto della segnalazione medesima, garantendo la massima riservatezza sulla loro identità. 

Tali informazioni potranno includere dati personali comuni (es. dati anagrafici, di contatto, dati relativi all’attività lavorativa dell’interessato, altri dati contenuti nella segnalazione e/o documentazione allegata o raccolta nel corso del processo di gestione della segnalazione, etc.) e, nei limiti in cui sia strettamente necessario al perseguimento della finalità di trattamento sotto descritta, dati personali appartenenti a categorie particolari di cui all’art. 9 del Regolamento UE 2016/679 (“Regolamento sulla protezione dei dati”, “RGPD” o “GDPR”) (es. dati relativi alla salute, all’appartenenza sindacale, dati  idonei a rivelare origine razziale, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche dell’interessato, etc.) o dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del GDPR.

I dati personali saranno raccolti direttamente presso l’interessato o presso terzi, attraverso la segnalazione effettuata secondo le modalità previste nella Procedura Whistleblowing e nella documentazione allegata, in forma scritta, tramite piattaforma informatica; o ancora, in forma orale in sede di incontro diretto con il RPCT e su richiesta del segnalante, documentata tramite verbale o registrazione su apposito dispositivo (compresa piattaforma crittografata).

Il conferimento dei dati mediante segnalazione ha natura facoltativa, ma senza di essi la Società potrebbe non essere in grado di ricevere e gestire la segnalazione. Si chiede di fornire solo dati necessari a descrivere i fatti oggetto di segnalazione evitando ogni dato personale non necessario a tal fine. L’identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della segnalazione ed in ogni fase successiva.

 

Modalità, natura del conferimento e conseguenze in caso di rifiuto

Il conferimento dei dati personali è facoltativo e la segnalazione potrà anche essere anonima. Il mancato conferimento di eventuali dati personali non avrà alcuna conseguenza sul segnalante, ma potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime, infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

Solo ove strettamente necessario ai fini dell’attività di verifica o su istanza degli organi esterni inquirenti, il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT) può, riportando adeguata motivazione, effettuare l’associazione della segnalazione con l’identità del segnalante. In tal caso, ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (ad esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione e tutti i soggetti afferenti all’azienda che eventualmente ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

Il corretto trattamento effettuato con l’utilizzo di procedure informatizzate viene garantito da strumenti di crittografia per tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali.

 

A chi comunichiamo i tuoi dati

I dati saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato dal Titolare e, in particolare, dal personale interno all’uopo preposto e agli uffici interni preposti (RPCT, componenti dell’eventuale gruppo di lavoro, custode dell’identità e personale degli altri uffici eventualmente coinvolti nella gestione della segnalazione, previa istruzione e autorizzazione di tali soggetti quali incaricati al trattamento, responsabile del procedimento disciplinare eventualmente aperto a carico del soggetto segnalato, membri dell’Organismo di Vigilanza di SGM). Nei casi previsti dalla normativa, i dati personali potranno essere comunicati all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), all’autorità giudiziaria ordinaria o all’autorità giudiziaria contabile (per i profili di rispettiva competenza). Si potrà altresì procedere alla comunicazione all’Autorità Giudiziaria ordinaria qualora l’Azienda intenda procedere nei confronti del segnalante per calunnia o diffamazione.

I dati non saranno comunicati a terzi né diffusi, se non nei casi specificamente previsti dal diritto nazionale o dell’Unione europea.

 

Trasferimento dei dati

I dati non saranno trasferiti al di fuori del territorio dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora dovesse emergere l’esigenza di un trasferimento, SGM adotterà ogni misura idonea e necessaria a garantire un adeguato livello di protezione dei dati.

 

Conservazione dei dati

I dati personali comunicati saranno trattati per tutta la durata della gestione della segnalazione e saranno conservati in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa (es. per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione ovvero fino a un massimo di 5 anni dalla data di definizione e gestione della segnalazione).

 

Diritti dell’interessato

Gli interessati, ricorrendo i presupposti e nei limiti previsti dall’art. 2-undecies, comma 1, del D.Lgs. 196/2003 (come modificato dal D.Lgs. 101/2018), hanno il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento. I diritti appena citati, tuttavia, non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del Regolamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala l’illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio. L’apposita istanza è presentata contattando SGM, nella persona del Responsabile della Prevenzione della Corruzione, all’indirizzo e-mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo., oppure scrivendo ai recapiti di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati.

Gli interessati hanno altresì la possibilità di richiedere all’Autorità Garante accertamenti sulla conformità del trattamento dei propri dati.

 

Informativa aggiornata al mese di luglio 2023

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